Saat ini siapa saja dapat mengadakan sebuah event, mulai dari jenis event khusus yaitu event pribadi seperti pesta ulang tahun, event kebudayaan seperti Pesta Erau di Tenggarong, bahkan leisure event seperti olimpiade.
Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana suatu event dapat terselenggara dan berjalan dengan lancar? Jawabannya adalah karena ada perencanaan sebelum sebuah event itu diselenggarakan. Sebelum lebih jauh membahas mengapa perencanaan sangat penting dalam manajemen event, perlu kita ketahui terlebih dahulu apa itu perencanaan event.
Event merupakan sebuah kegiatan atau peristiwa yang diselenggarakan untuk mengkomunikasikan pesan tertentu kepada audiens yang disasar (Sulaksana, 2003). Perencanaan adalah suatu proses berisi rangkaian urutan rasional yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Perencanaan juga salah satu dari fungsi manajemen. Perencanaan event dapat dipahami sebagai suatu proses rangkaian kegiatan yang direncanakan agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan secara baik, efisien, dan teratur.
Perencanaan yang baik akan membuahkan keberhasilan terselenggaranya sebuah event. Sebaliknya, perencanaan yang tidak dilakukan dengan matang dan detail akan menghasilkan event yang tidak berjalan dengan lancar. Adapun tahapan-tahapan yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan event menurut Joe Goldblatt (2002), yaitu sebagai berikut.
- Riset
Dalam tahap ini, ada beberapa hal yang dapat dilakukan untuk menentukan kebutuhan, keinginan, serta harapan sasaran audiens. Di antaranya mempertanyakan 5W 1H dan melakukan analisis SWOT. Selain kedua hal itu, perlu melihat tren yang tengah berkembang, menganalisis event-event yang ada saat ini dan juga sebelumnya pernah diselenggarakan, serta dapat menyebar kuesioner maupun diskusi.
- Desain
Tahap desain atau rancangan mencakup merumuskan tema dan konsep event yang nantinya akan diselenggarakan.
- Planning
Di tahap ini, riset dan desain event kemudian dilanjutkan dengan merumuskan strategi-strategi untuk diimplementasikan. Sumber daya manusia yang diperlukan untuk terselenggaranya event dilengkapi pada tahap ini.
- Koordinasi
Koordinasi adalah tahap pelaksanaan atau pengimplementasian strategi-strategi maupun rencana yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya.
- Evaluasi
Tahap terakhir adalah evaluasi. Melakukan evaluasi dengan menilai keseluruhan dari tahap perencanaan event hingga selesai diselenggarakan. Tahap ini bertujuan untuk melihat keberhasilan, pencapaian, maupun kekurangan event yang telah diselenggarakan sekaligus menjadi referensi untuk event-event selanjutnya.
Hal penting lainnya yang perlu dicermati dalam perencanaan event yakni tempat, waktu pelaksanaan, fasilitas pendukung, faktor kebersihan dan keamanan, serta anggaran. Tempat merupakan fasilitas penunjang dimana atau melalui apa event akan dilaksanakan, mencakup besar tempat, dalam ruangan (indoor) atau luar ruangan (outdoor), maupun seperti saat ini yang masih dalam masa peralihan dari pandemi menuju endemi dimana event dilaksanakan secara daring (online).
Selanjutnya, waktu pelaksanaan meliputi kapan event diselenggarakan dan segala persiapan yang akan dilakukan sebelum maupun sesudah event berlangsung. Fasilitas pendukung termasuk di dalamnya memikirkan fasilitas-fasilitas yang ada di sekitar tempat event berlangsung, seperti toilet, tempat parkir, penerangan, dan lainnya.
Lalu faktor kebersihan dan keamanan, hal ini tak kalah penting untuk dipikirkan jika akan mengadakan sebuah event, alasannya yaitu menimbulkan rasa aman dan nyaman para pengunjung. Terakhir, memperhitungkan dengan cermat anggaran yang diperlukan agar event dapat terselenggara dengan memikirkan berbagai kemungkinan yang bisa terjadi serta membuat cadangan plan.
Setiap event tentunya memiliki tujuan tersendiri yang memberikan manfaat bagi penyelenggaranya. Tujuan tersebut dapat tercapai ketika ada perencanaan yang matang dan detail sebelum event diselenggarakan. Itulah mengapa perencanaan sebelum mengadakan event sangatlah penting. Event dapat berjalan dengan lancar sesuai yang diharapkan oleh penyelenggara. (*)
Penulis: Annisa Larasati
Mahasiswi Program Studi Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Mulawarman
