BONTANG – Demi menjamin pengelolaan Arsip secara efektif dan efisien di Lingkungan Pemerintah Kota Bontang, Dinas Perpustakaan dan Kerasipan selaku Lembaga Kerasipan Daerah (LKD) melakukan penyusutan arsip secara berkala.
Langkah ini sesuai amanah Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang diantaranya dilakukan melalui pemusnahan arsip.
Kegiatan pemusnahan arsip dimaksud, sebagai tindaklanjut Surat Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor B.KN.00.03/450/2021 tanggal 22 Desember 2021, yang telah memberikan persetujuan pemusnahan arsip Pemkot Bontang yang merupakan arsip fasilitatif dan substantif, dari Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia, serta Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bontang.
Dokumen yang dimusnahkan merupakan arsip tahun 2005 hingga 2017, yang sebelumnya telah dinilai oleh Panitia Penilai Arsip Pemerintah Kota Bontang, sesuai ketentuan Pasal 65 ayat (2) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Yang selanjutnya dilakukan verifikasi/penilaian terhadap daftar arsip yang diusulkan musnah oleh Pemerintah Kota Bontang, sesuai Peraturan Walikota Bontang Nomor 23 Tahun 2018 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Pemerintah Daerah dan nilai guna kesejarahan.
Bahwa Berdasarkan hasil verifikasi/penilaian, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menyetujui pemusnahan arsip dan pemusnahan arsip tersebut, hanya dilakukan sesuai dengan daftar arsip musnah yang disetujui oleh ANRI.
Pemusnahan arsip dilaksanakan pada Kamis (14/4/2022), di ruang Layanan Santai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bontang, dihadiri oleh Wali Kota Bontang Basri Rase, SIP, Komandan Kodim 0908 Bontang, yang mewakili Kapolres Kota Bontang, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Ir Hj. Retno Febriaryanti serta Kepala Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Drs Sudi Priyanto, M.Si. Hadir pula Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Bambang Cipto Mulyono, selaku pencipta arsip dan kepala perangkat daerah lainnya.
Wali Kota Basri Rase mengatakan, sebagai rekaman informasi dari setiap kegiatan administrasi suatu organisasi, arsip akan terus berkembang secara akumulatif seiring dengan semakin kompleksnya fungsi dan tugas organisasi. Selama organisasi melaksanakan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Permasalahan yang sering dihadapi adalah arsip bertambah banyak dan semakin menggunung dari hari ke hari, sehingga membuat ruangan kerja semakin sesak. Oleh karena itu, untuk mengindari terjadinya penumpukan arsip, penting bagi pencipta arsip untuk melakukan pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Sementara itu Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bontang menyampaikan bahwa 2 Perangkat Daerah yang hari ini melaksanakan pemusnahan arsip merupakan bukti bahwa arsip telah dikelola dengan baik. Karena untuk melaksanakan pemusnahan arsip harus melalui proses dan tahapan yang panjang dan sekaligus membuktikan perangkat daerah tersebut telah melakukan pemilihan dan pemilahan arsip sebagai tahapan awal secara baik dan benar. “Kami berharap kedepan proses dan tahapan ini, hendaknya dapat diikuti dan dilakukan oleh perangkat daerah lainnya,” katanya.
Kepala BKPSDM Sudi Priyanto mengucapkan terima kasih dan mengapresiasi capaian proses kegiatan pemusnahan arsip ini. “Khususnya bagi kami rekan-rekan arsiparis dan pengelola arsip pada setiap bidang di unit kearsipan, kami selaku pencipta arsip yang telah melakukan proses dan tahapan tersebut sejak tahun lalu,” ucap Sudi. Penyusutan arsip, lanjut dia, merupakan langkah penting dalam memelihara sistem arsip yang kredibel, andal dan efektif. Menurut Sudi, ada beberapa alasan pencipta arsip melakukan penyusutan arsip:
- Tertatanya arsip dinamis sehingga informasinya dapat didayagunakan secara maksimal untuk kepentingan operasional organisasi.
- Terjadinya efisiensi dalam penggunaan ruangan, peralatan, tenaga maupun dana karena telah dimusnahkannya arsip-arsip yang tidak berguna.
- Terselamatkannya arsip yang bernilai guna sekunder sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, yaitu dengan diserahkannya arsip statis instansi kepada ANRI/ LKD.
- Memudahkan penemuan kembali arsip yang disimpan. Arsip yang tertata rapi, baik fisik maupun informasinya maka apabila diperlukan dapat ditemukan secara benar, cepat, dan tepat.
- Menghindari masalah hukum yang disebabkan oleh arsip, misalnya tuntutan pidana atau perdata.
- Mengurangi risiko informasi sensitif atau pribadi jatuh ke tangan yang salah.
- Menunjukkan akuntabilitas dan konsistensi organisasi dengan melakukan penyusutan arsip.
Kegiatan yang ditandai dengan penandatanganan Berita Acara Pemusnahan Arsip tersebut, juga dirangkai dengan peresmian Podcast Dinas Perpustakaan dan Kearsipan serta layanan antar perpustakaan keliling oleh Wali Kota Bontang. (adv)
