BONTANG – Badan kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kota Bontang mendapat kunjungan Monitoring dan Evaluasi (Monev) dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Bontang, Selasa (13/7/2021).
Kegiatan dalam rangka peningkatan mutu pengelolaan kearsipan ini, dipimpin Kepala BKPSDM dan Sekretaris DPK, dihadiri pejabat struktural dan fungsional di lingkungan BKPSDM dan DPK. Seluruh kegiatan dilaksanakan dengan memperhatikan penerapan protokol kesehatan.
Dalam sambutannya Sekretaris DPK Kota Bontang Nurbaena SE mengatakan, agar budaya tertib arsip dan penyelenggaraan kearsipan dapat berjalan secara optimal, dibutuhkan pengawasan kearsipan untuk mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan di setiap Unit Kearsipan pada Perangkat Daerah.
Hal ini sejalan dengan amanat UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan
“Monev ini merupakan program audit kearsipan yang secara operasional dilaksanakan oleh DPK secara rutin dan berkelanjutan, dengan menggunakan metode pengisian formulir, wawancara dan pengamatan langsung pada Unit Kearsipan dan Unit Pengolah,” kata Hapidah.
Ditambahkan, monev dan audit kearsipan ini diharapkan dapat meningkatkan kemampuan dalam hal pengelolaan arsip dinamis, yang meliputi penciptaan arsip, pengolahan arsip inaktif, pemeliharaan arsip inaktif, pelayanan arsip dinamis, dan penyusutan arsip dinamis.
Termasuk pula meningkatkan, aspek sumber daya manusia kearsipan, yang meliputi arsiparis dan pengelola arsip. Ditambah, aspek sarana dan prasarana kearsipan, yang meliputi lokasi, ruangan dan peralatan.
Kegiatan yang sarat manfaat ini disambut baik Kepala BKPSDM Drs Sudi Priyanto M.Si. Menurutnya, BKPSDM secara bertahap dan berlanjut akan terus berbenah guna meningkatkan mutu pengelolaan kearsipan.
“Upaya ini tentu tak lepas dari hasil audit kearsipan dari rekan-rekan DPK yang memberikan informasi secara rinci terkait hal-hal apa saja yang masih, dan perlu untuk dilakukan pembenahan agar tujuan dari tertib pengelolaan arsip di BKPSDM dapat tercapai,” kata Sudi.
Terlebih, lanjut dia, dalam melayani kepegawaian ASN di Lingkungan Pemkot Bontang, arsip memegang peran yang sangat vital. Oleh karena itu, kehadiran aplikasi Simpeg (Sistem Informasi Kepegawaian) dan elektronik tata naskah (e-Takah) yang didukung record center, sebagai bagian dari pengelolaan arsip dinamis telah memberikan kemudahan dan efektivitas, dalam memenuhi kebutuhan dan persyaratan layanan kepegawaian yang dapat diakses atau ditemukan secara cepat dan lengkap.
“Dalam diskusi lebih lanjut kami sepakat menyinkronkan data dan program pengembangan SDM Arsiparis dan Pengelola Kearsipan baik secara kuantitas (penambahan jumlah SDM) maupun kualitas melalui diklat/bimtek kearsipan dengan melibatkan peran ANRI (Arsip Nasional RI),” tambah Sudi.
Pihaknya juga siap mengirimkan data kepegawaian pejabat yang pernah berkontribusi dalam membangun Kota Bontang, sebagai bagian dari arsip yang mengandung nilai sejarah Kota Bontang. (adv)
