Sebelum membuat suatu acara diperlukan adanya perencanaan acara atau event. Event merupakan suatu kurun waktu kegiatan yang dilakukan oleh sebuah organisasi dengan mendatangkan orang-orang ke suatu tempat dengan tujuan agar mereka mendapatkan informasi maupun pengalaman penting dan tujuan lain yang diharapkan oleh penyelenggara (Kusuma. 2016).
Menurut pengertiannya, event juga diartikan sebagai suatu kegiatan atau peristiwa yang direncanakan dengan menggunakan sumber daya manusia (SDM) ahli dan berbagai atribut lainnya sesuai tujuan kegiatan. Dari definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa event membutuhkan perencanaan agar acara dapat berjalan lancar dan tujuan penyelenggara dapat terwujud.
Perencanaan event yang baik akan memicu keberhasilan event. Oleh sebab itu, perencanaan ini menjadi hal yang penting dalam suatu acara. Sehingga, pengelolaan event yang tepat akan membantu manajemen event dalam perencanaan, persiapan, pelaksanaan hingga evaluasi.
Tidak hanya itu, perencanaan dalam event juga dapat membantu penyelenggara dalam menentukan tujuan serta membantu dalam menilai apakah tujuan tersebut dapat bersifat realistis. Perencanaan event yang menjadi salah satu bagian penting dari sebuah event manajemen ini, juga berperan dalam membuat event menjadi terarah dan terlaksana secara efektif dan efisien. Oleh sebab itu, hal tersebut harus dilakukan secara detail dan matang.
Event yang berhasil memang menjadi dambaan setiap penyelenggara. Sehingga, tidak hanya diperlukan kemampuan yang baik terhadap penguasaan tahap pembuatan event namun juga SDM yang tepat menjadi kunci keberhasilan event.
Dalam hal ini pembuatan event terdiri atas beberapa tahap yang meliputi :
1. Menentukan ide
2. Melakukan riset/pencarian data & fakta serta referensi
3. Menentukan tema
4. Menentukan tujuan, dan
5. Melakukan perencanaan besar yang meliputi pembuatan proposal, menentukan SDM, sponsorship dan hal teknis lainnya.
Sumber Daya Manusia (SDM) dalam event menjadi penunjang keberhasilan event tersebut. Meskipun mewujudkan event yang berhasil tidak semudah yang dibayangkan, namun dengan SDM yang berpengalaman dan memiliki skill yang pas maka kesulitan telah memiliki solusinya.
Oleh karena itu, dalam memilih SDM perlu memperhatikan keahlian, Pengalaman dan Latar belakang Pendidikan. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi ketidakpuasan terhadap hasil acara dan sumber daya manusia yang tidak cocok dengan tugasnya. Membuat perencanaan event tentu bukanlah perkara yang mudah. Maka dari itu, penting membuat perencanaan event secara detail dan matang. (*)
Penulis: Irsalinda Wesa Nurrahim
Mahasiswi prodi Ilmu Komunikasi, Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Mulawarman
